Acheter de l’expertise comptable : pas si simple !

Plus qu’un prestataire alignant des chiffres dans des colonnes, le comptable est un acteur qui compte dans la vie de l’entreprise. Entre dimension opérationnelle et stratégique, bien acheter des prestations d’expertise comptable, c’est savoir s’inscrire dans la durée et la confiance !

Par José Roda

La déontologie, l’ensemble des règles et normes professionnelles, la formation et, bien sûr, le contrôle de qualité, sont autant de valeurs qui sont chevillées au corps des cabinets d’expertise comptable. La confiance, la sécurité, la fiabilité et l’efficacité synthétisent parfaitement les critères de choix à appliquer pour acheter des prestations d’expertise comptable.

Le problème? L’immense majorité des cabinets répondent à ces critères, ce qui tend par conséquent à compliquer sensiblement l’édification d’un référentiel précédant l’achat de ce type de prestation.

Selon une étude diligentée par le cabinet d’audit, d’expertise comptable et de conseil spécialisé dans les grands comptes Denjean & Associés, et publiée à la fin de l’année 2012, seulement 17,5% des responsables interrogés déclarent avoir externalisé leurs services administratif et comptable. Ce pourcentage dépasse les 20% pour ceux qui dirigent des entreprises de moins de 99 millions d’euros de chiffre d’affaires. Si les grands comptes ont internalisé les services comptables – du fait de leur dimension stratégique -, il arrive que, ponctuellement, des interventions extérieures s’imposent.

Soutien en effectifs durant les fortes charges de travail ou en période de clôture de comptes, remplacement de congés maternité. . . Les cas de figure sont variés. Si certains sont parfaitement prévisibles, d’autres sont, en revanche, inopinés. Il faut alors agir sans délai pour éviter la désorganisation.

Partir des opérationnels…

La préparation d’un référentiel est, comme toujours, un préalable indispensable. «Pour que le sourcing se déroule dans les meilleures conditions, il est capital deformaliser leplus clairement possible les besoins métier des opérationnels », souligne Rémi Lenthéric, qui anime le Club des acheteurs de prestations intellectuelles. Mais, pour ce spécialiste, le véritable enjeu consiste à «convaincre, la direction financière notamment, que la démarche est valable et justifiée ». En effet, l’emprise des acheteurs sur le domaine des prestations comptables, si elle se développe depuis plusieurs années maintenant, n’est pas encore si répandue.

Pour Daniel Muckenhirn, associé responsable du département assistance comptable et financière chez Primexis, cabinet d’expertise comptable et de conseil, l’intrusion des services achats dans la relation entre les directions financières et les cabinets d’expertise comptable, n’a pas été sans soulever des problèmes : « Bien souvent, une réelle relation de confiance s’était instaurée au fil des années entre la direction financière et le fournisseur, facilitant largement de part et d’autre l’acte d’achat de missions d’assistance comptable. » Or, la formalisation de la mise en concurrence des cabinets par les acheteurs peut effrayer. . . Une fois les freins levés cependant, il est possible de rationaliser les achats, même s’il convient d’éviter les embûches…

Évitez Le « surdimensionnement »

La pertinence d’un sourcing et l’achat de prestations comptables reposent sur une connaissance fine du marché, ce afin d’y détecter les acteurs qui comptent. Pour préparer le référencement, il faut commencer par différencier deux notions-clés:

«D’un côté, on trouve les experts-comptables qui sont desfaiseurs; de l’autre, des consultants qui proposent du conseil», explique Daniel Muckenhirn.

Une fois cette première distinction faite, cet expert met l’accent sur une erreur souvent rencontrée et lourde de conséquence: «Il arrive fréquemment que les besoins formulés dans les cahiers des charges soient surdimensionnés en termes de délais d’intervention, de missions ou encore de ressources, ce qui présente deux inconvénients majeurs», explique Daniel Muckenhirn.

Primo, cela ouvre la possibilité d’un risque de surfacturation par rapport au besoin réel et, secundo, cela peut aussi éliminer un certain nombre de prestataires dont les services auraient pu être parfaitement adaptés ! «Le besoin doit être clairement identifié, mesuré et, surtout, libellé de la façon la plus précise possible, confirme Rémi Lenthéric.

Si ce principe vaut pour tout achat de prestations intellectuelles, il est encore plus vrai pour les prestations comptables. »

Le facteur humain : une dimension capitale

Lorsqu’une entreprise a recours à un cabinet comptable en renfort ou en soutien, les intervenants extérieurs viennent s’intégrer ponctuellement au sein des équipes présentes en interne. «Il me semble donc assez hasardeux de négliger le facteur humain, pointe Daniel Muckenhirn. Lorsque nous recrutons nos collaborateurs, nous mesurons leur capacité à s’intégrer rapidement au sein d’une équipe constituée, et nous faisons toujours en sorte qu’ils rencontrent, en amont, les opérationnels pour qu’ils puissent établir une relation de confiance. »

Des comités de pilotage réguliers, permettant d’affiner sans cesse la nature des prestations et la qualité de leur réalisation, doivent également être mis en place. Si l’on s’en réfère au rapport Denjean & Associés, le principal critère de sélection d’un expert-comptable est, pour plus de 8 répondants sur 10 (82%), son expertise et la compétence de ses équipes. Viennent ensuite les tarifs (44,5%) et la capacité à communiquer avec le commissaire aux comptes (23,4%).

Comment nier dès lors que, derrière les chiffres, ce qui compte est avant tout le facteur humain…

ZOOM

Le contrat-cadre : un gage de réactivité et d’efficacité

«Travailler dans la confiance, permet de se positionner dans une logique de partenariat »,

Daniel Muckenhirn, associé responsable du département assistance comptable et financière chez Primexis

 

Lorsqu’un prestataire est retenu, il est essentiel, selon Daniel Muckenhirn, de rapidement contractualiser et de poser sur le papier les modalités de la collaboration, en fonction des différents types de prestations souhaitées.

« La mise en place d’un contrat-cadre selon le type de prestation pour lequel un cabinet a été retenu est une précaution indispensable», confirme l’expert.

Le contrat-cadre possède, en effet, plusieurs atouts.

« Lorsqu’un contrat cadre est établi et qu’il définit les moyens à mettre en œuvre, la nature précise de la mission, le délai d’exécution, il est possible de réagir très rapidement.

Le second avantage est d’ordre opérationnel: lorsque les process sont définis et connus, les ajustements éventuels sont réduits à leur plus simple expression ! ».

Par ailleurs, le contrat-cadre est souvent rédigé dans une dimension pluriannuelle, ce qui tend à apaiser les relations entre le prestataire et son client. «Travailler dans la confiance permet de se positionner dans une logique de partenariat, et plus seulement dans une dimension client-fournisseur».

Enfin, la mise en place d’un contrat-cadre avec un prestataire régulier permet d’optimiser les tarifs puisque la relation s’inscrit dans la durée.

Une méthode judicieuse puisque le critère de prix n’entrera plus en ligne de compte dans les prochaines demandes.